Assurer la coordination administrative et logistique du pôle

·       Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels du Pôle
·       Responsable de l’archivage des documents du pôle conformément aux dispositions règlementaires
·       Assure la mise à jour des répertoires et contacts du pôle
·       Veille à la procédure dématérialisée courrier du pôle (Référente ELISE) : chrono courrier arrivée/départ, process de circulation et signature, correspondante de la cheffe de projet de la dématérialisation
·       Assure la gestion de la boîte fonctionnelle du service : veille biquotidienne, classement et archivage des messages, mailing
·       Appui ponctuel des gestionnaires lors des campagnes budgétaires pour les envois en nombre : mailing ou préparation des recommandés, mises sous plis et envoi
·       Référent numérique du pôle : sur le suivi des logiciels métiers : FINESS, sur la construction et l’actualisation de l’arborescence numérique

Promouvoir la bientraitance et la qualité

·       Référente PIC: animer en lien avec l’appui du responsable le Programme Inspection Contrôle du pôle-  Préparer, mettre en œuvre, suivre et faire le bilan du PIC
Planifier, organiser, préparer les inspections et contrôles du pôle médico-social en lien avec les agents du pôle et conseiller médical
Réaliser le suivi des inspections/ contrôles : analyse de documents, tableau de bord
Faire du reporting d’activité

·       Anime et tient le secrétariat de séance des cellules départementales de lutte contre la maltraitance
programme les réunions de suivi et rédige un relevé de décisions, renseigne le rapport d’activité

·       Assurer le traitement administratif des plaintes et réclamations médico-sociales selon la procédure en vigueur au pôle : réceptionner et enregistrer les dossiers, rédiger un AR en lien avec le cadre référent, suivre les échéances, tenir un tableau de bord,


Activités annexes : Secrétariat mutualisé
·       Assurer la suppléance de l’assistant de direction en cas d’absence
·       Opératrice courrier dématérialisation
·       Gérer la procédure relative au droit de grève et à l’exercice du droit syndical dans les établissements



Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service et des réorganisations éventuelles des missions siège/DT et organigramme interne.

Spécificités du poste / Contraintes :

Poste soumis à la procédure de rappel du personnel en cas de SSE (situations sanitaires exceptionnelles)
Poste pouvant faire l’objet d’une procédure d’habilitation confidentiel défense

·       Poste requérant une présence sur site : Au moins 3 jours 

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap (titulaire de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé [RQTH])

Profil recherché

Vous êtes rigoureux·se, organisé·e et motivé·e par les enjeux du service public et du secteur de la santé. Vous avez un goût prononcé pour l’organisation, la gestion et la polyvalence , tout en étant capable de contribuer à la fluidité organisationnelle et transversale du pôle. Vous savez travailler en équipe avec dynamisme et engagement.

🧠 Connaissances

Environnement institutionnel et administratif du champ de la santé
Techniques administratives et bureautiques
Système de classement et d’archivage
 

🛠 Compétences

Exploiter et mettre à jour des systèmes d’information spécifiques
Se coordonner et partager l‘information
Utiliser différentes applications métiers et bureautiques
Conseiller et accompagner les établissements
Rédiger des documents administratifs clairs et fiables
Gérer les priorités et respecter les délais
 

🤝 Qualités personnelles

Sens du service public et de l’intérêt général
Esprit d’équipe et communication fluide
Capacité d’adaptation
Rigueur et organisation
Réactivité et adaptabilité
Confidentialité
 

Agents Internes (ARS Occitanie) : Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique « Offre d’emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine.

Candidats Externes :

Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous :
                (https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)

Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS
 

       LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES