MISSIONS :

Missions de secrétariat de l’UOS :

·         Gestion de l’agenda du responsable d’unité / responsable adjoint : planification des rendez-vous en interne et en externe, gérer les conflits d’agenda, programmer les points réguliers avec les membres de l’équipe, prévoir les modalités pratiques d’organisation des réunions..etc

·         Organisation et préparation de réunions : programmation de réunions, prise de rendez-vous, réservation de salles et fournitures informatiques, élaboration de listes d’émargement, réponses téléphoniques, impression éventuelle des documents de présentation, élaboration de dossiers préparatoires..

·         Gestion du courrier entrant et sortant dans l’outil ELISE : distribution au sein de l’unité et mise en signature des courriers sortants, suivi de la réponse aux courriers..etc

·         Traitement administratif de courriers ou conventions qui reviennent signés : numérotation, date, copie, scan, mise en signature dans le logiciel de gestion courriers entrants et sortants, mise sous pli, archivage informatique et papier, mise au chrono, envoi courriers des deux services, mise à jour des documents sur le serveur

·         Gestion de la BAL UOS : consulter la messagerie et transférer les messages en interne selon la thématique concernée, s’assurer de la réponse aux sollicitations des établissements.

·         Mise à jour de la liste et des coordonnées des établissements de santé de la région

·         Envoi de mails et courriers afférents aux différentes thématiques : réponses ponctuelles aux demandes des établissements

·         Elaboration et diffusion du compte-rendu de la réunion hebdomadaire de l’unité

·         Aide aux publipostages relatifs aux appels à projets ou appels à candidatures, aux campagnes menées par l’unité

·         Assistance de l’équipe pour la prise en main des nouveaux outils dématérialisés

·         Création d’une banque de notes thématiques

Missions de gestion administrative :

·         Appui administratif au service autorisations : saisie des décisions d’autorisation et documents divers dans le SI Autorisations,

·         Appui administratif au service contractualisation

·         Appui administratif transversal : publication des actes administratifs au Recueil des Actes Administratifs (RAA), rédaction de procédures pour l’unité offre de soins (gestion des courriers dans Elise..etc).

·         Coordination de la réponse aux enquêtes (DGOS, IGAS, CDC) : compilation et mise en forme des contributions, envoi des réponses..

·         Mise en place d’un tableau de bord recensant les sollicitations faites à l’UOS (notamment du DG /DOSA) : demandes de notes, EDL, avis techniques.

·         Amélioration de l’arborescence du réseau UOS 

Savoir :

- Connaissance de l’environnement administratif et institutionnel des ARS

- Connaissances relatives à l’offre de soins hospitalière

- Connaissances du Projet Régional de Santé

Savoir-Faire :

- Gestion d’agendas

- Organisation de réunions

- Rédaction de comptes rendus et courriers

- Classement et archivage

- Maîtrise des outils de bureautique : Word, Excel, Outlook (Power Point éventuellement)

- Communication orale et écrite

Savoir-être :

- Confidentialité

- Rigueur

- Sens de l’organisation

- Anticipation

- Réactivité

- Sens du service public

- Sens des relations humaines

POUR CANDIDATER : 

Agents Internes (ARS Occitanie) : Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique « Offre d’emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine.

Candidats Externes :

Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous :
                (https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)

Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS