Activités principales :

·       Participation au secrétariat mutualisé : veille des boites de services

·       Réponses téléphoniques diffusion de messages aux divers établissements structures et partenaires

·       Enregistrement au RAA ou décisions administratives préfecture et ARS

·       Répartition du courrier (arrivé) dans les différentes unités

·       Mise en forme et expédition du courrier

·       Accueil visio-phone entrée locaux DD30

Relai pôle SI :

-         

o         Amélioration de la gestion des mouvements de personnel en lien avec le référent/relai RH en DD

o         Soutien au dépannage et à l’assistance utilisateur

o         Accueil des prestataires SI et réception des matériels

•         Améliorer la qualité des services du pôle SII:

o         Partage des pratiques internes et spécificités de fonctionnement de la DD (vision terrain)

o         Participe/contribue aux changements des process du S2I

o         Coordination locale des déploiements des projets S2I

•            Référente concernant la dématérialisation - Elise -

Ces attributions sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités du service et des réorganisations éventuelles des missions siège/DT et organigramme interne.

Partenaires Institutionnels :

Internes : agents de la DD30 et du siège ARS
 

·       Externes : CAF, DDTM, Mairies, Préfecture

Spécificités du poste / Contraintes :

·       Poste soumis au dispositif d’astreintes

·       Poste devant faire l’objet d’une déclaration publique d’intérêt

·       Poste concerné par le dispositif d’inspection contrôle

·       Poste soumis à la procédure de rappel du personnel en cas de SSE (situations sanitaires exceptionnelles)

·       Poste pouvant faire l’objet d’une procédure d’habilitation confidentiel défense

·       Poste requérant une présence sur site :      Tous les jours durant le CDD

Positionnement dans l’Institution :

Lien hiérarchique : rattaché à la responsable du secrétariat mutualisée
Lien fonctionnel :
 

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap (titulaire de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé [RQTH])

Savoir :

-  connaissance de l’environnement administratif de l’agence

- Technique d’accueil et de secrétariat

- Organisation des diverses instances COPIL/CODIREL/Réunions...

Savoir-Faire :

-Rédaction administrative

-Gestion des agendas et tableaux de bord,

-Nouvelles technologies de l’information et de la communication,

-Maitrise de l’outil informatique,

- priorisation des tâches.

Savoir-être :

-Travail d’équipe

-Capacité d’écoute et d’accueil

-Capacité à prendre des initiatives de façon rapide en termes d’agendas

-Discrétion absolue sur le contenu des dossiers parfois sensibles

Agents Internes (ARS Occitanie) : Connectez-vous sur votre espace SOLARHS (https://ars.talent-soft.com/) – Rubrique « Offre d’emploi » et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d’origine.

Candidats Externes :

Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous :
                (https://ars-occitanie-recrute.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036&nocsscache=1)

Dossier de candidatures obligatoires : CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d’échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS
 

      LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES